Termine, E-Mails & mehr: Was das Allround-Talent Outlook alles kann

Sobald es um Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware aus dem Hause Microsoft lassen sich Mails empfangen, versenden und übersichtlich ordnen, sodass man stets den Gesamtüberblick über seinen elektronischen Posteingang hat. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einrichten, Besprechungen organisieren und Kalender von anderen aufrufen – mit Outlook ist alles ausführbar, was nötig ist, um seine Termine wie auch elektronische Post effektiv zu organisieren sowie im Blick zu bewahren. Die Computersoftware unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine up-to-date zu sein – und das sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Bereich.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, welche jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Text der allerersten E-Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Moment nicht im Traum daran, dass Jahre später Millionen von diesen elektronischen Mails vom einen Ende an das andere Ende der Welt geschickt werden würden. Seine Idee war: Am Anfang sollte der Name desjenigen sein, für welchen die Mail gemacht ist. Hinten soll der Name des Computers sein, der die Mail annimmt. Um die beiden Elemente miteinander zu vereinen wie auch gleichzeitig klar voneinander zu separieren, musste ein Zeichen her, welches es auf jeder Tastatur gibt, das aber in keinem Namen vorkommt – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Demzufolge kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Betracht.

Somit wurde im Jahr 1971 das @-Symbol vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation gewählt, das aus unserem gegenwärtigen Alltag keinesfalls mehr wegzudenken ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – damals noch ohne eine Endung wie .com oder .de (Link). Der Erfinder hatte damit eine bahnbrechende moderne Form der Kommunikation entwickelt. Aber bis die allererste E-Mail auch in Deutschland ankam, dauerte dies noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, was aus heutiger Perspektive noch gar nicht so lange her erscheint, wurde die erste E-Mail in Deutschland empfangen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin erhielt.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Rund 20 Jahre später hat sie Einzug in nahezu jedermanns Haushalt und wirklich jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Briefe – 2020 lag der Anteil der Deutschen, welche via E-Mail über das Internet sprechen bei rund 87 % (Link). Doch nicht bloß fast jeder nutzt die Form der Verständigung, sondern auch die massive Menge an E-Mails, welche versendet und empfangen werden, ist absolut beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Laufe des Jahres 2022 summa summarum auf der Welt 333 Mrd. Mails verschickt werden (Link). Oder um es in Zahlen zu veranschaulichen: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die Mail ist also aus dem heutigen Leben keinesfalls mehr zu ignorieren. Umso wichtiger, dass deren Erstellung und das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns reibungsfrei funktioniert.

Outlook: Was steckt hinter dem bekannten Mail-Programm?

Das Tool Outlook (Link) aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Rundumlösungen weltweit, um Mails zu versenden und zu bekommen. Neben den Mailfunktionen bewährt sich Outlook indes ebenfalls zum Verwalten von Terminen, Leistungen, Kontakten und Anmerkungen. Outlook ist Teil des Microsoft-Office-Pakets und nicht bloß für das System Windows, doch gleichfalls für macOS betriebsbereit. Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS sowie einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Zusammengefasst verfügt Outlook über folgende Funktionen:

  • Mail: Senden, Empfangen sowie Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung.
  • Kalender: Verwaltung sowie Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
  • Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
  • Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
  • Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (Link).

Übrigens: Outlook ist primär der Client zum sobezeichneten Exchange Server – einer von vielen Firmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die wesentliche Ablage und Administration von Mails und Co. Outlook ist aber auch separat vom Gebrauch eines Exchange-Servers verwendbar.

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Besser arbeiten mit Microsoft Outlook: Fünf Profi-Tipps

In inländischen Betrieben ist Outlook als Mail-Client sehr gängig. Für Viele ist es am Morgen das erste Programm, das sie aufmachen und am Abend das letzte, welches sie vor Arbeitsende zumachen. Da derart viele Personen tagtäglich mit diesem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, wird es Zeit für ein paar Empfehlungen und Tricks, die die Tätigkeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit sparen oder einfach helfen, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu haben. Hier sind 5 ausgesprochen tolle Outlook-Tipps, die jeder Anwender kennen muss:

  • Kalender teilen: Wer effizient gemeinsam im Team arbeiten will, jener sollte wissen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Datum der Kunde für die Endkontrolle vorbeischaut. All das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Sharen von Kalendern bewerkstelligen. Hierbei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem sharen will – auf diese Weise kann man selbst entscheiden, inwiefern man alles teilen will oder zum Beispiel bloß den Titel oder Ort des Termins. Tipp: Durch unterschiedliche farbliche Markierungen behält man bequem den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender weiterer Personen und auch den eigenen Terminen.
  • Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu deutlich mehr Effizienz beim Arbeiten. Statt langem Suchen und Klicken kann man einfach einige Shortcuts verwenden und so viel Zeit sparen. Man braucht sie nur kennen… Hier die wesentlichsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) erstellen.
  • Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein besonders hilfreiches Feature bereit, um den Posteingang auf dem Smartphone vollautomatisch nach relevanten und nicht wichtigen Nachrichten zu sortieren – so sieht man mobil nur jenes, was man auch tatsächlich sehen sollte. Dazu einfach zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ und „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst korrekt zuweisen kann, ist es sinnvoll, anfangs über die Einstellung „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto schneller lernt Outlook hinzu.
  • Individuelle Regeln erstellen: Wussten Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erstellen kann? Auf diese Weise lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Regel erstellen, welche alle eintreffenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich dies jedes Mal manuell durchführen zu müssen.
  • Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir damit vertraut, dass allerorts dauernd Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedene Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Ziffern für ungelesene Elemente unsere Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Für das Gehirn ist das reiner Stress. Umso wichtiger, zwischenzeitlich mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende richtig nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Einstellung einfach mal für Funkstille zu garantieren. So hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen.

Wollen Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz erfahren, dann kommen Sie gerne auf uns zu.